Règles de gouvernance

 

 
 
 
 
ASSOCIATION RÉGIONALE

 

DE QUÉBEC

 

RÈGLES DE GOUVERNANCE

(Révisées le 20 novembre 2016)

Document adopté par le Conseil d’administration le 15 novembre 2016

 

Note

 Dans le but d’alléger le texte, le masculin comprend le féminin.

 TABLE DES MATIÈRES

  

1 – Conseil d’administration

1.1 – Conseil d’administration

1.2 – Élection et durée du mandat

 

2 – Officiers

2.1 – Nomination des officiers

2.2 – Président

2.3 – Vice-président

2.4 – Secrétaire

2.5 – Trésorier

 

3 – Comités

3.1 – Directeurs des comités

3.2 – Rôle des comités

3.3 – Composition des comités

3.4 – Acceptation des membres du comité

 

4 – Exercice financier, comptes et vérification

4.1 – Exercice financier

4.2 – Comptes

 

ASSOCIATION RÉGIONALE DE QUÉBEC

Le siège social est situé au 69, Augustin-Delisle, Québec (QC) G2G 2G4

 1 - CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

 1.1 CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

1.1.1    Les affaires de l’Association régionale de Québec (ci-après « Association ») sont administrées par un conseil d'administration composé de quatre (4) officiers et de huit (8) directeurs, agissant comme administrateurs, avec droit de vote soit :

 

            Quatre (4) officiers provenant des postes suivants :

            - président

- vice-président

- secrétaire

- trésorier

 

            Huit (8) directeurs provenant des comités suivants :

- comité des amateurs masculins

- comité des séniors masculins

- comité des amateurs et séniors féminins

- comité des juniors

- comité des interclubs

- comité des règles

- comité internet et Bluegolf

- comité des communications et partenariats

  

1.1.2    Chaque administrateur est un membre adulte en règle d’un club-membre. Un maximum de trois membres d’un même club-membre peut siéger en même temps comme administrateur au conseil d'administration.  Les administrateurs de l’Association appliquent et respectent les lettres patentes, les règlements et les directives de l’Association dans tous les gestes qu’ils posent au nom de l’Association.

 

1.1.3    Les réunions du conseil peuvent être convoquées à la date et à l’heure désignées par le président. L’avis de convocation de ces réunions doit être transmis aux administrateurs par la poste, par téléphone, par messager, par courriel ou par télécopieur au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de chaque réunion. En l’absence du président, le vice-président préside les réunions du conseil. Pour former le quorum requis, cinquante pourcent (50%) + un (1) des administrateurs doivent être présents. Il y aura au moins deux (2) réunions du conseil par année.

 

1.1.4    Dans toutes les réunions du conseil, chaque administrateur présent en personne a droit à un (1) vote. Les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs présents en personne. En cas d’égalité des votes, le président aura un vote prépondérant.

 

1.2 ÉLECTION ET DURÉE DU MANDAT

 

1.2.1 Les directeurs des comités siégeant au conseil d'administration sont élus pour un mandat de trois (3) ans.  Chaque nomination est faite par les membres respectifs de chacun des comités pour le 10 octobre.

 

1.2.2 Les administrateurs peuvent être réélus pour des mandats subséquents, mais aucun ne peut siéger comme administrateur s'il a déjà servi un total de trois (3) mandats sur le conseil d'administration de l’Association.

 

1.2.3.  De droit, le président sortant de charge reste membre du conseil d'administration, mais avec voix consultative seulement, s’il le désire.  

 

1.2.4   Lorsqu’une personne quitte son poste, elle devra transmettre à son successeur la totalité des documents et équipements relatifs à ses fonctions.

 

1.2.5 Les mandats des administrateurs débutent le 15 octobre de chaque année. À compter du 15 octobre 2015, la durée des mandats administrateurs est la suivante :

 

Mandat de trois (3) ans se terminant le 15 octobre 2018

Présidente : Denise Mazerolle

Vice-président : Germain Pépin

Directeur, Comité juniors : Claude Mailloux

Directeur, Comité internet et Bluegolf : Jean-Pierre Hardy

Directeur, Comité communication et partenariat : Rénald Turgeon

Directeur, Comité amateur masculin : François Giguère

Directeur, Comité amateur et sénior féminin : Johanne Gingras

 

Mandat de deux (2) ans se terminant le 15 octobre 2017

Secrétaire : Danielle Doyon

Trésorier : Olivier Plamondon-Lemieux

Directeur, Comité interclub : Paul Locas

Directeur, Comité des règles : Édouard Rivard

 

Mandat de trois (3) ans se terminant de 15 octobre 2019

Directeur, Comité sénior masculin : Denis Jodoin

 

1.2.6 Le conseil d’administration voit à combler les postes au sein du conseil d’administration. Pour ce faire, il forme, si nécessaire, un comité de mise en candidature pour les postes à pourvoir au Conseil d’administration. Ce comité est formé de trois (3) membres du Conseil d’administration dont le mandat n’est pas échu. Le comité de mise en candidatures fait un appel de mise en candidatures et reçoit les bulletins de présentation de mise en candidature à un poste d’administrateur. Il transmet ensuite ces bulletins de mise en candidature au Conseil d’administration qui procède alors à des élections, par vote secret, s’il y a plus d’une candidature.

 

2- OFFICIERS

 

2.1 NOMINATION DES OFFICIERS

 

2.1.1 Chaque année, les administrateurs du conseil d'administration nomment les officiers dont le mandat est échu. Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont nommés parmi les membres du conseil d’administration.  Le conseil d’administration peut également, à sa discrétion, nommer d’autres officiers dont il établit la nature des fonctions et la durée de mandat.

 

2.1.2   Les officiers en place ainsi que les directeurs des comités sont admissibles aux postes d’officiers.

 

2.1.3   Autant que possible, le président et le vice-président devraient être représentés par un homme et une femme.

 

2.1.4 S’il survient une vacance en cours de mandat d’un officier, le Conseil d’administration est habilité à remplacer cet officier pour la durée non écoulée de son mandat.

 

2.2 PRÉSIDENT

 

2.2.1 Le président est le premier officier de l’Association.  Il préside toutes les assemblées de l’Association et du conseil d'administration.  Il est responsable de la surveillance générale des affaires de l’Association, une responsabilité qu’il partage avec le Vice-Président. De par ses fonctions, il est membre de tous les comités.

 

 

2.3 VICE-PRÉSIDENT

 

2.3.1 Les pouvoirs, les responsabilités et les fonctions du président sont conférés au vice-président et exécutés par ce dernier en cas d'absence ou d'incapacité du président. Il acceptera également d’autres responsabilités que pourrait lui confier le président.

  

2.4 SECRÉTAIRE

 

2.4.1 Le secrétaire est le gardien de tous les registres et papiers appartenant à l’Association.  Il est responsable de la correspondance de l’Association, il émet les avis de toutes assemblées et il rédige les procès-verbaux de toutes les assemblées de l’Association et de toutes les réunions du conseil d'administration.

 

2.5 TRÉSORIER

 

2.5.1 Le trésorier tient et conserve le livre des comptes et les dossiers comptables de façon appropriée.  Il dépose les sommes d’argent dans une institution bancaire nommée et acceptée par le conseil d’administration.

 

 

3 - COMITÉS

 

 

3.1 - DIRECTEURS DES COMITÉS

 

3.1.1 Outre ses officiers, le conseil d'administration de l’Association est formé d’un directeur de chaque comité tel que spécifié au point 1.1.1. Ce directeur est responsable du comité qu’il dirige à moins que, pour une année en particulier, le comité décide de nommer un autre membre adulte du comité pour qu’il agisse à titre de délégué.

 

3.2   RÔLE DES COMITÉS

 

3.2.1 Les comités de l'Association aident le conseil d’administration dans la gestion des affaires de l’Association, exercent les responsabilités et exécutent les tâches qui peuvent leur être assignées. Les comités peuvent donner des avis consultatifs relativement à ces affaires sauf sur ceux décrits dans leur définition de mandat.  

 

3.3   COMPOSITION DES COMITÉS

 

3.3.1 Les comités sont composés d’un maximum de six (6) personnes incluant le directeur.

 

3.4   ACCEPTATION DES MEMBRES DU COMITÉ

 

3.4.1 Les candidats doivent être sélectionnés et proposés par le comité et acceptés par le conseil d’administration.

  

4 - EXERCICE FINANCIER, COMPTES ET VÉRIFICATION

 

4.1 EXERCICE FINANCIER

4.1.1   L'exercice financier de l’Association se termine le 30 novembre de chaque année.

4.1.2 Trois mois, au plus tard, après la fin de l’exercice financier, le Conseil d’administration reçoit les résultats financiers pour l’année qui vient de se terminer.

4.2 COMPTES

4.2.1 Le conseil d’administration voit à ce que les livres comptables de l’Association soient tenus en y inscrivant toutes les sommes d’argent encaissées et dépensées, les pièces justificatives démontrant de telles dépenses, les recettes faites et toutes autres opérations concernant la situation financière de l’Association.  Les livres comptables sont gardés à la trésorerie et sont disponibles pour fin d’inspection par les administrateurs et les membres, le cas échéant.

  

20 novembre 2016